Excel vervangen door software

De opdrachtgever bepaalt welke processen, functionaliteiten, rollen en businessregels in de nieuwe oplossing nodig zijn. Misschien wilt u vooral voorkomen dat gegevens dubbel worden ingevoerd, moeten verschillende medewerkers gelijktijdig in dezelfde informatie kunnen werken of zijn er specifieke goedkeuringsstappen nodig. Ook rapportages, calculaties, documentgeneratie of koppelingen met andere systemen kunnen onderdeel van de requirements zijn.

APPelit kijkt vervolgens naar de technische vertaling daarvan. Op basis van de aangeleverde requirements kan een applicatie worden ontwikkeld waarin de gewenste functionaliteit centraal wordt vastgelegd. Zo wordt Excel niet simpelweg vervangen door een digitaal formulier, maar ontstaat software die technisch aansluit op de manier waarop de opdrachtgever het proces heeft ingericht.

Wat gebeurt er met uw data?

Bestaande informatie kan vaak mee.

Wanneer Excel-bestanden jarenlang worden gebruikt, bevatten ze vaak veel waardevolle bedrijfsgegevens. Die informatie hoeft bij een overstap naar maatwerksoftware niet automatisch verloren te gaan. Technisch kan worden onderzocht welke gegevens geschikt zijn voor migratie naar een database en hoe bestaande kolommen, velden en relaties daarin kunnen worden verwerkt.

Daarbij is het belangrijk dat de opdrachtgever bepaalt welke gegevens relevant zijn en welke informatie daadwerkelijk moet worden meegenomen. APPelit kan vervolgens de technische migratie uitvoeren, bijvoorbeeld door Excel-data te importeren, te structureren en aan de juiste onderdelen van de nieuwe applicatie te koppelen. Bij complexe bestanden kan eerst worden vastgesteld welke gegevens technisch betrouwbaar genoeg zijn om over te zetten.

Kan software meer automatiseren?

Handmatige stappen kunnen verdwijnen.

Een van de redenen om Excel te vervangen door software is dat handmatige werkzaamheden technisch kunnen worden geautomatiseerd. Denk aan berekeningen die nu via formules plaatsvinden, gegevens die medewerkers tussen bestanden kopiëren of meldingen die handmatig moeten worden verstuurd.

Wanneer de opdrachtgever bepaalt welke stappen geautomatiseerd moeten worden, kan APPelit deze technisch in de applicatie verwerken. Een statuswijziging kan bijvoorbeeld automatisch een vervolgstap activeren, een berekening kan op basis van ingevoerde gegevens worden uitgevoerd of informatie kan via een API uit een ander systeem worden opgehaald. Daarmee kunnen terugkerende technische handelingen uit het proces verdwijnen zonder dat de software zelf bepaalt hoe het bedrijfsproces eruit hoort te zien.

Hoe werkt samenwerken beter?

Eén centrale omgeving geeft meer controle.

Excel wordt lastiger wanneer meerdere medewerkers tegelijkertijd afhankelijk zijn van dezelfde informatie. Bestanden kunnen worden gekopieerd, lokaal worden opgeslagen of via e-mail worden uitgewisseld. Hierdoor kan onduidelijkheid ontstaan over welke versie leidend is.

Bij maatwerksoftware kan informatie centraal in een database worden opgeslagen. Gebruikers werken dan vanuit dezelfde gegevens, terwijl rollen en rechten technisch kunnen bepalen welke onderdelen iemand mag bekijken of aanpassen. Ook logging kan worden toegevoegd, zodat wijzigingen beter traceerbaar worden. Welke gebruikersrollen en bevoegdheden nodig zijn, wordt door de opdrachtgever vastgesteld; APPelit realiseert de technische inrichting daarvan.

Welke koppelingen zijn mogelijk?

Software hoeft niet op zichzelf te staan.

Een spreadsheet bevat vaak gegevens die ook in andere systemen worden gebruikt. Medewerkers voeren bijvoorbeeld informatie uit Excel opnieuw in binnen een ERP-pakket, boekhoudsysteem of andere applicatie. Dat kost tijd en vergroot de kans op verschillen tussen systemen.

Bij het vervangen van Excel kan worden onderzocht welke technische koppelingen mogelijk zijn. Via API’s of andere integraties kan software bijvoorbeeld gegevens uitwisselen met boekhouding, CRM, ERP, planning of externe databronnen. De opdrachtgever bepaalt welke systemen onderdeel van het proces zijn en welke gegevens moeten worden uitgewisseld. APPelit verzorgt vervolgens de technische koppelingen op basis van die requirements.

Wanneer is maatwerk interessant?

Vooral wanneer Excel bedrijfskritisch wordt.

Niet ieder Excel-bestand hoeft te worden vervangen. Voor een eenvoudige berekening of incidenteel overzicht kan een spreadsheet nog steeds een praktische oplossing zijn. Maatwerksoftware wordt vooral interessant wanneer Excel een structureel onderdeel van een bedrijfsproces is geworden en de beperkingen ervan steeds duidelijker worden.

Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer meerdere afdelingen met dezelfde data werken, veel handmatige controles nodig zijn of wijzigingen in het bestand risico’s veroorzaken voor de dagelijkse operatie. Ook wanneer nieuwe functionaliteit, gebruikersrechten of integraties gewenst zijn, kan een echte applicatie technisch meer mogelijkheden bieden dan een steeds verder uitgebreid spreadsheet.