Wat is maatwerksoftware?

Maatwerksoftware kan passend zijn wanneer een organisatie een werkproces heeft dat sterk afwijkt van algemeen beschikbare oplossingen. Ook kan maatwerk worden ingezet wanneer medewerkers dezelfde gegevens in verschillende programma’s moeten invoeren of wanneer klanten en leveranciers een eigen digitale omgeving nodig hebben.

Een toepassing op maat kan bestaan uit een gebruikersomgeving, backend, database en beheergedeelte. In de gebruikersomgeving worden gegevens bekeken of ingevoerd. De backend verwerkt de bijbehorende regels en acties, terwijl de database informatie bewaart en onderling verbindt. Via het beheergedeelte kunnen bevoegde medewerkers bijvoorbeeld accounts, dossiers of instellingen beheren.

Kan maatwerksoftware met bestaande systemen worden gekoppeld? Ja, wanneer de betreffende systemen hiervoor technische mogelijkheden bieden, kan een API-koppeling gegevens uitwisselen met bestaande bedrijfssoftware. Denk aan een ERP-systeem, CRM-oplossing, boekhoudpakket, webshop of planningsomgeving. Daarbij wordt vastgelegd welke gegevens worden verzonden, wanneer dit gebeurt en welk systeem de centrale informatiebron blijft.

Maatwerk betekent niet automatisch dat alle gebruikte technologie speciaal opnieuw wordt uitgevonden. Developers kunnen bestaande programmeertalen, frameworks, databases en technische diensten gebruiken om de specifieke toepassing te bouwen. Het maatwerk zit vooral in de combinatie van functies, gegevensstructuren, bedrijfsregels, gebruikersrollen en koppelingen.

De software kan worden ingericht voor verschillende apparaten en gebruikssituaties. Een webapplicatie werkt via een browser, terwijl een mobiele app functies beschikbaar maakt op een smartphone of tablet. Een organisatie kan ook beide combineren, bijvoorbeeld met een mobiele omgeving voor buitendienstmedewerkers en een uitgebreid beheersysteem voor kantoorgebruikers.

Wie bepaalt hoe maatwerksoftware moet werken? De opdrachtgever levert de inhoudelijke uitgangspunten, zoals processtappen, uitzonderingen en autorisaties. APPelit vertaalt deze informatie naar technische functionaliteiten. Tijdens controles en tests beoordeelt de opdrachtgever of de gerealiseerde onderdelen overeenkomen met de vastgelegde werking.

Case: maatwerksoftware voor subsidieaanvragen

Verschillende voorwaarden per regeling correct verwerken

Een uitvoeringsorganisatie beheert meerdere subsidieregelingen. Iedere regeling heeft eigen indieningstermijnen, verplichte documenten en voorwaarden. Aanvragen worden via formulieren ontvangen, maar medewerkers moeten de gegevens daarna handmatig ordenen en controleren. Een standaardformulier ondersteunt de verschillen tussen de regelingen onvoldoende.

De organisatie wil een digitale omgeving waarin aanvragers eerst een regeling selecteren. De software moet vervolgens alleen de vragen en documentvelden tonen die bij die regeling horen. Sommige vervolgvragen worden afhankelijk van een eerder antwoord zichtbaar. Ook moet de toepassing controleren of verplichte gegevens aanwezig zijn voordat een aanvraag kan worden ingediend.

De opdrachtgever legt per regeling de vragen, voorwaarden, statussen en gebruikersrechten vast. APPelit ontwikkelt het aanvraagportaal, de voorwaardelijke formulieren en een afgeschermde beheeromgeving. Iedere aanvraag wordt als een afzonderlijk dossier opgeslagen en gekoppeld aan de gekozen regeling.

Medewerkers zien in de beheeromgeving welke aanvragen nieuw zijn, welke documenten zijn aangeleverd en welke status aan een dossier is toegekend. Aanvragers kunnen via hun account aanvullende bestanden indienen en de actuele status bekijken. Zij krijgen daarbij geen toegang tot interne notities of dossiers van andere gebruikers.

Deze toepassing is maatwerksoftware omdat de werking wordt bepaald door de specifieke subsidieregelingen en beoordelingsstructuur van de organisatie. De software verwerkt niet alleen algemene formulieren, maar ook eigen voorwaarden, dossierstatussen, rollen en uitzonderingen. Nieuwe regelingen kunnen later als aanvullende functionaliteit worden ingericht.