ERP-software kan steeds meer taken zelfstandig uitvoeren. Denk aan het voorbereiden van bestellingen of het verwerken van aanvragen. Welke handelingen wilt u automatiseren en wanneer blijft goedkeuring nodig? Een gerichte eerste toepassing helpt om de werking te beoordelen voordat u verder uitbreidt.
Kies een taak die u goed kunt beoordelen.
Selecteer een afgebakende handeling waarvan de invoer, gewenste uitkomst en uitzonderingen duidelijk zijn. Begin bijvoorbeeld met het automatisch voorbereiden van een interne aanvraag, die een medewerker vervolgens controleert.
Zo kunt u beoordelen welke voorstellen bruikbaar zijn en waar aanpassingen nodig blijven. Leg ook vast wat er gebeurt bij ontbrekende gegevens of een afwijkende situatie.
Bepaal vooraf wanneer de eerste toepassing voldoende werkt om verder uit te breiden. Denk aan de juistheid van de verwerking, benodigde correcties en de tijd die medewerkers besteden aan controle.
Leg bevoegdheden vast
Maak onderscheid tussen informatie lezen, een voorstel opstellen en een wijziging definitief uitvoeren. Een toepassing die een bestelling voorbereidt, hoeft bijvoorbeeld niet zelfstandig toestemming te krijgen om deze te verzenden.
Werk per handeling uit welke voorwaarden gelden. Welke gegevens moeten aanwezig zijn? Wie mag goedkeuren? En wanneer moet de verwerking stoppen? Laat de software deze voorwaarden controleren voordat een actie wordt uitgevoerd.
Een concrete inrichting kan bestaan uit drie stappen: de toepassing maakt een voorstel, de software controleert de verplichte gegevens en een bevoegde medewerker geeft akkoord. Pas daarna volgt de definitieve verwerking.
Maak in het scherm zichtbaar in welke stap een opdracht zich bevindt. Daarmee voorkomt u onduidelijkheid over het verschil tussen een voorstel, een goedgekeurde opdracht en een daadwerkelijk uitgevoerde handeling.
Neem ook wijzigingen en onderbrekingen mee.
Test naast de normale werkwijze ook wat er gebeurt wanneer de situatie tussentijds verandert. Is een voorstel bijvoorbeeld nog geldig als een medewerker ondertussen de aanvraag heeft aangepast?
Stel dat de software een interne aanvraag voorbereidt op basis van een bepaalde hoeveelheid. Als die hoeveelheid vóór goedkeuring wijzigt, moet duidelijk zijn of het voorstel opnieuw moet worden beoordeeld. Neem zulke situaties op in de afgesproken werking en testscenario’s.
Controleer daarnaast het gedrag bij een onderbroken koppeling. Kan de software vaststellen of een opdracht al is verwerkt voordat zij opnieuw begint? Een nieuwe poging mag niet onbedoeld dezelfde handeling nogmaals uitvoeren.
Zorg ook dat een medewerker openstaande opdrachten kan terugvinden en de automatische verwerking kan pauzeren. Zo blijft het mogelijk om fouten te onderzoeken en het proces gecontroleerd te hervatten.
APPelit ontwikkelt ERP-software en koppelingen met bestaande systemen. U bepaalt de bedrijfsregels, bevoegdheden en gewenste werking. Wij vertalen deze naar technische controles, schermen en automatische verwerkingen.
Wilt u één proces automatiseren of uw ERP stapsgewijs uitbreiden? Neem contact op met APPelit om de technische mogelijkheden te bespreken.
Ervaar het gemak van onze service!
Wilt u dat wij contact opnemen? Vul het formulier hieronder in en we bellen u terug. U kunt ook meer informatie achterlaten via onze contactpagina of het offerteformulier
Ervaar het gemak van onze service!
Wilt u dat wij contact opnemen? Vul het formulier hieronder in en we bellen u terug. U kunt ook meer informatie achterlaten via onze contactpagina of het offerteformulier
