Hoe werkt AI-integratie voor bedrijven?

De mogelijke functies hangen af van de software, de beschikbare gegevens en het doel waarvoor AI wordt toegevoegd. AI kan worden gebruikt om informatie te lezen, structureren, vergelijken of genereren. Daarbij kan de toepassing worden beperkt tot één concrete functie of onderdeel worden van een uitgebreider softwareproces.

Een veelvoorkomende toepassing is het verwerken van documenten. Binnen een bestaande applicatie kan een gebruiker een bestand uploaden, waarna AI de inhoud uitleest en relevante informatie herkent. De gevonden gegevens kunnen in vaste velden worden geplaatst, zodat een medewerker deze kan controleren en opslaan.

AI kan ook worden geïntegreerd in een interne zoekfunctie. In plaats van uitsluitend op exacte zoekwoorden te zoeken, kan de software rekening houden met de betekenis van een vraag. De gebruiker stelt een vraag in gewone taal, waarna de toepassing relevante informatie uit beschikbare documenten of databronnen ophaalt.

Andere mogelijke functies zijn:

• berichten en aanvragen classificeren;
• lange teksten of dossiers samenvatten;
• conceptantwoorden of rapportages genereren;
• gegevens uit formulieren en documenten herkennen;
• informatie uit meerdere bronnen combineren;
• afwijkende of ontbrekende invoer signaleren;
• medewerkers ondersteunen bij terugkerende softwarehandelingen.

Een praktisch voorbeeld is een klantportaal waarin aanvragen binnenkomen. AI kan de inhoud van een aanvraag analyseren, de juiste categorie herkennen en een conceptreactie voorbereiden. De medewerker ziet het resultaat in het bestaande beheerscherm en kan het aanpassen voordat het wordt verzonden.

AI kan ook worden toegevoegd aan een softwareomgeving waarin veel rapportages worden opgesteld. De applicatie kan beschikbare gegevens verzamelen en hiervan een concepttekst maken. De uiteindelijke controle blijft bij de gebruiker, terwijl het verzamelen en structureren van de informatie technisch wordt ondersteund.

APPelit kan hiervoor de backendfunctionaliteit, gebruikersinterface en verbinding met een passend AI-model ontwikkelen. Ook onderdelen zoals bestandsverwerking, opslag, gebruikersrollen en technische logging kunnen in de bestaande software worden opgenomen.

Niet iedere toepassing hoeft direct uitgebreid te zijn. Een eerste integratie kan worden gericht op één gebruikersgroep, één databron en één duidelijk omschreven functie. Binnen een vervolgopdracht kan de toepassing worden uitgebreid met extra functies of koppelingen.

Hoe wordt AI technisch gekoppeld?

API’s, data en toegangsrechten

AI-functionaliteit kan via verschillende technische routes aan bedrijfssoftware worden gekoppeld. Vaak wordt hiervoor een API gebruikt van een extern AI-model of een afzonderlijke AI-service. De bestaande applicatie verstuurt gegevens naar deze service en verwerkt het resultaat vervolgens in de eigen gebruikersomgeving.

Welke integratievorm mogelijk is, hangt af van de gebruikte softwarearchitectuur en beschikbare interfaces. Bij bestaande maatwerksoftware kan AI bijvoorbeeld in de backend worden opgenomen. Bij software van een externe leverancier is meestal een beschikbare API of andere gedocumenteerde toegang nodig.

APPelit kan de benodigde verbindingen ontwikkelen wanneer de code, technische documentatie en toegangsgegevens beschikbaar zijn. Dit kan onder andere betrekking hebben op koppelingen met databases, documentopslag, CRM-systemen, ERP-oplossingen, klantportalen en externe softwarediensten.

Bij een integratie moet technisch worden bepaald welke gegevens naar het AI-model worden verzonden. Het is niet altijd nodig om een volledig dossier of alle beschikbare informatie te gebruiken. De software kan alleen de gegevens selecteren die voor de functie nodig zijn.

Ook kan worden ingesteld welke gebruikers toegang krijgen tot de AI-functionaliteit. Een medewerker kan bijvoorbeeld alleen informatie verwerken uit dossiers waarvoor diegene al geautoriseerd is. De AI-component krijgt daarmee niet automatisch bredere toegang dan de gebruiker of applicatie toestaat.

Voor bepaalde toepassingen kan een controlepunt worden ingebouwd. Het gegenereerde resultaat wordt dan eerst aan een medewerker getoond en pas na goedkeuring opgeslagen of verzonden. Dit is relevant omdat een AI-model onjuiste, onvolledige of ongewenste uitvoer kan produceren.

Aanvullende softwarelogica kan de uitvoer controleren op vaste velden, verplichte gegevens of toegestane waarden. Ook kan logging worden toegevoegd, zodat technisch kan worden onderzocht welke invoer is gebruikt en welk resultaat door het model is teruggegeven.

Bij het verwerken van bedrijfsgegevens kunnen maatregelen worden toegepast zoals versleutelde verbindingen, autorisatie en afgeschermde opslag. Welke maatregelen nodig en mogelijk zijn, hangt af van de bestaande infrastructuur, gebruikte AI-dienst en overeengekomen functionaliteit.

APPelit is ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd. De technische werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd binnen de toepasselijke procedures van het informatiebeveiligingsmanagementsysteem.